Tudo o que você precisa saber sobre a inutilização de NF-e

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Você sabe o que é a inutilização de NF-e e quando deve ser realizada a inutilização da NF-e? Se você ainda não possui a resposta para estas duas questões, continue lendo pois iremos explicar com muitos detalhes!

Saiba o que é a inutilização de NF-e

É até comum acontecer problemas técnicos ou até mesmo nos sistemas que gere, por exemplo, a quebra de sequência da numeração durante a emissão de uma NF-e. E Como isso acontece?

Tomaremos como exemplo a emissão da NF-e nº 1000 e em seguida a da NF-e nº 1010. Pode ocorrer por uma falha técnica a não emissão das notas fiscais referentes a sequência 1001 a 1009, gerando de forma antecipada na emissão da NF-e nº 1010.

Quando problemas assim ocorrem existe a possibilidade de que a empresa emissora informe à SEFAZ, dentro de um prazo que vai até o décimo dia do mês subsequente, todas as notas cujas numerações não serão utilizadas.

É importante destacar que esta inutilização de número só é aplicada para aquelas notas que ainda não foram emitidas, e que realmente não estejam em status autorizado, cancelado ou denegado.

A inutilização de NF-e é útil ao contribuinte pois reflete um caráter de denúncia que parte de sua própria vontade. A esse respeito é válido lembrar que em casos de fraude ou dolo, a SEFAZ pode não aceitar o pedido de inutilização da NF-e.

Também igualmente interessante destacar que aquelas notas fiscais em estados denegado ou cancelados, bem como as inutilizadas, devem obrigatoriamente serem escrituradas e não apresentar valor monetário.

E as notas canceladas tem de ser inutilizadas?

Essa é uma pergunta comum, e a resposta básica é: Não! É importantíssimo destacar que uma nota cancelada não deve em hipótese alguma ter o seu número inutilizado.

Sobre esta questão é interessante frisar que se uma determinada numeração já estiver em uso em uma nota fiscal, não importando se autorizada ou denegada ou cancelada, esse fato já impede totalmente um pedido de inutilização de número dessa NF-e.

O momento certo para realizar a inutilização da NF-e

Diante de toda a legislação fiscal vigente com muitas regras sobre o que pode e o que não pode fazer, qual é na prática o momento certo para realizar a inutilização da NF-e?

Na sequência, listaremos todos os fatores capazes de justificar a inutilização de uma NF-e. Dessa forma, atente bem para os seguintes itens:

  1. Ter ocorrido quebra na sequência numérica da NF-e
  2. A numeração em questão não ter sido usada em nenhuma outra NF-e
  3. O número não ser relativo à NF-e cancelada
  4. O número não ser relativo à NF-e autorizada
  5. O número não ser relativo à NF-e denegada
  6. A quebra na sequência não ser fruto de fraude ou dolo (intencional).

Destaca-se que a lei vigente é objetiva e clara quando afirma que a numeração deve ser utilizada em sua totalidade, dispensando qualquer lacuna na sequência dos números. Porém, sabe-se que problemas técnicos podem acontecer, e por esse motivo a própria lei define esses momentos em que é possível realizar a inutilização da NF-e.

É importante frisar, para que fique bem claro, que o erro técnico não pode ser feito de forma intencional, pois caso contrário a empresa emissora não terá o direito de inutilização de numeração.

A inutilização de uma NF-e é uma forma espontânea à SEFAZ de denúncia no sentido de justificar um erro por problemas técnicos. Dessa forma, justifica-se frente ao Fisco o problema e se garante que não fará uso das numerações não utilizadas.

Atendido os requisitos e estando de frente aos fatores capazes de justificar a inutilização de uma nota fiscal, então o contribuinte pode fazer uso de seu direito e iniciar o processo de inutilização de uma NF-e.

Como o contribuinte pode inutilizar uma NF-e?

A legislação atual fiscal e que se aplica aos processos de emissão de NF-e prevê que o contribuinte poderá solicitar a inutilização de numeração até o décimo dia do mês subsequente, quando então estiver de frente de uma quebra de sequência na numeração não intencional.

Na prática, isso pode ser compreendido supondo que se você identificou a quebra de sequência da numeração no mês de julho, as numerações não utilizadas devem ser inutilizadas até o dia 10 do mês de agosto do mesmo ano.

Diante do erro, cabe ao contribuinte acessar o sistema que emite as notas fiscais, informar o ano da nota, o modelo, a série e toda a numeração não utilizada. Finaliza-se o processo informando o motivo real pelo qual está solicitando a inutilização.

Nunca é tarde para relembrar que estas numerações inutilizados devem ser escrituradas sem valores monetários.

E quando não é possível a inutilização de NF-e?

Em alguns casos não se pode aplicar o pedido de inutilização da NF-e. É sobre essa questão que iremos tratar agora.

NF-e cancelada

A nota fiscal é cancelada quando se emite uma e esta é aprovada, porém não há o envio da mercadoria. Geralmente um erro na digitação pode justificar o cancelamento de uma nota.

NF-e devolvida

A nota fiscal é devolvida geralmente quando ocorre atraso na entrega ou simplesmente quando não há estoque e deseja se anular a operação de compra.

NF-e rejeitada

Geralmente uma nota fiscal é rejeitada quando existem erros de faturamento ou quando não há cadastro para emissão da nota ou ainda quando a assinatura digital está apresentando erro.

NF-e denegada

Uma nota fiscal é denegada quando existe alguma pendência referente ao emissor ou mesmo ao destinatário. O detalhe é que esta nota não poderá mais ser utilizada.

Em todos esses casos é terminantemente proibido o pedido de inutilização de NF-e.

Para recapitular

Neste artigo você aprendeu de uma forma fácil e didática sobre o que é a inutilização de uma NF-e e como efetuar esse processo. Aprendeu também sobre quais casos são possíveis e quando não é permitido solicitar a inutilização de numeração de notas fiscais não utilizadas.

A nossa dica para que não seja necessário inutilizar numerações, é que faça uso dos serviços de um bom contador como também de um sistema que trabalha na emissão e no armazenamento de NF-e.